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Consejos útiles para llevar las cuentas de tu empresa fácilmente

llevar las cuentas de tu empresa

Llevar la contabilidad de la empresa es obligatorio, además permite saber en qué se invierte el dinero y si hay ganancias. Por ello te vamos a dar consejos útiles para llevar las cuentas de tu empresa fácilmente.

La contabilidad para cualquier negocio es muy importante porque permite conocer de forma precisa cómo funciona la empresa. Cuando a las cuentas no se les da la importancia que tienen se pueden originar muchos problemas económicos para la empresa.

¿Por qué es importante llevar las cuentas de tu empresa?

Llevar las cuentas de tu empresa es una de las actividades más importante de la administración de cualquier negocio. Esta actividad permite estar al día y conocer la situación financiera de la empresa y se conoce como contabilidad en la empresa.

La contabilidad consiste en el registro y control de todos los movimientos financieros que realiza la empresa en un período determinado. Esto es un proceso obligatorio debido a que se debe informar y presentar los libros contables al Estado.

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Esta debe ser llevada por las personas jurídicas como son las sociedades anónimas o limitadas, cooperativas, entre otras. También por las personas físicas autónomas.

La información que se obtiene de la contabilidad permite saber cuál es la situación actual de la empresa. También ayuda en la toma de decisiones económicas y que se puede esperar en un futuro del negocio.

Llevar la contabilidad de tu empresa te ayuda en los siguientes aspectos:

Conocer el Estado financiero de la empresa

Para ello lo mejor es contratar una asesoría para empresa. Te vamos a resumir, que es lo necesario para poder llevar la contabilidad al día.

Llevar al día la contabilidad de tu negocio es indispensable, porque permite conocer en cualquier momento la situación de la empresa. También porque debe cumplirse con las obligaciones contables y fiscales que establecen las leyes de cada país.

Cuando se tienen en un mismo espacio los movimientos de la empresa se cuenta con información actualizada. Lo que ayuda en la toma de decisiones y a actuar inmediatamente ante cualquier problema que se presente.

Presentación de los impuestos

Las empresas deben cumplir con la normativa que establecen las leyes, entre ellas están las siguientes:

 La Agencia Tributaria establece que de forma trimestral, la empresa tiene que presentar los modelos tributarios obligatorios. Entre ellos está el modelo 115 de alquileres, el modelo 303 de IVA o el modelo 111 de IRPF.

Las empresas también deben presentar en la Agencia Tributaria los modelos tributarios anuales. Estos son el 390, el 190, el 180 o el 347, lo cual le permite conocer cuál es la situación del negocio y cómo le ha ido a la empresa en el año anterior.

Los diferentes modelos establecidos por la Agencia tributaria deben ser entregados sin error en los plazos fijados. Cuando se entregan fuera del plazo o con algún error la empresa será sancionada por la Agencia Tributaria.

Presentación de los libros contables

La presentación de los libros contables es un requisito obligatorio que deben cumplir todas las empresas. Estas deben informar al Estado de forma anual las operaciones o movimientos financieros realizados en la empresa durante el año contable.

El registro en los libros contables debe llevarse al día, porque en cualquier momento se puede tener una inspección de Hacienda. La información que estos deben contener debe ser cierta y correcta, porque si hay algún error en los libros la Agencia Tributaria te puede sancionar.

Importancia de la contabilidad para tu empresa

La contabilidad es importante para la organización de cualquier empresa a nivel externo e interno. Esto debido a que:

Proporciona información útil para los diferentes departamentos de la empresa, que determinan el funcionamiento de la misma. Porque ayuda a la planificación de los procesos, a la distribución de los recursos y del capital humano, entre otros aspectos.

La información obtenida de los registros contables permite notificar a los organismos públicos sobre la situación económica de la empresa. Lo cual determina las obligaciones fiscales y el nivel de impuestos que la empresa debe asumir.

La contabilidad sirve como herramienta para demostrar la situación económica del negocio a los socios, inversores, acreedores, proveedores y clientes.

Cuando se llevan las cuentas de forma correcta se refleja transparencia y se genera confianza para lograr los objetivos de la empresa.

¿Cómo debes llevar la contabilidad de tu empresa?

Las leyes españolas establecen cómo debes llevar la contabilidad de tu empresa, entre ellos están los principios y libros contables. Que son de obligatorio cumplimiento para las empresas que deben presentar sus cuentas anuales de acuerdo con el Plan General Contable.

Principios contables

Los principios contables que debe cumplir toda empresa son los siguientes:

Principio de uniformidad

El principio de uniformidad establece que los criterios elegidos para la contabilidad no pueden modificarse. Cuando deba hacerse es necesario hacer una explicación sobre porqué el cambio.

Principio de empresa en funcionamiento

El proceso contable de acuerdo con el principio de empresa en funcionamiento debe desarrollarse con normalidad. Siempre que se considere que continuará funcionando por un tiempo determinado.

Cuando existe la posibilidad de un cierre o liquidación deben aplicarse otras normas de valoración para reflejar esta situación.

Principio de prudencia

El principio de prudencia significa que los beneficios no pueden ser contabilizados hasta que se obtengan de forma definitiva.

Principio de devengo

El principio de devengo significa que las transacciones financieras sólo deben formar parte de la contabilidad cuando se producen.

Principio de no compensación

Cuando se hace una compensación entre cuentas existe una pérdida de información financiera. Por lo tanto no se puede compensar ingresos con los gastos ni un pasivo con un activo.

Principio de importancia relativa

Esto significa que puede no aplicarse alguno de estos principios cuando no afecte significativamente la imagen fiel que debe mostrar la contabilidad de la empresa.

Libros contables

El Código de Comercio establece que para cualquier actividad empresarial que se desempeñe debe llevar los libros contables. Los cuales debe presentarse en el Registro Mercantil en los plazos establecidos, los libros contables son los siguientes:

Libro diario

El libro diario es donde se lleva el registro principal de la actividad económica que realiza la empresa. Este libro contiene de forma cronológica las diferentes transacciones financieras que realiza la empresa.

Libro de inventarios

El libro de inventarios contiene la siguiente información:

Un balance inicial detallado del capital de la empresa.

El balance de comprobación de saldos e ingresos.

El inventario de cierre, el cual debe incluir todos los bienes y el patrimonio con el que finaliza la empresa cuando termina el ejercicio económico.

Cuentas anuales

Las cuentas anuales deben llevar el balance general, el estado de cambios en el patrimonio neto, las cuentas de ganancias y pérdidas, el estado de flujos de efectivo y la memoria.

Procedimiento para llevar la contabilidad de tu empresa

El cumplimiento del procedimiento para llevar la contabilidad de tu empresa te permitirá llevar al día las cuentas. También te ayuda a evitar problemas fiscales y legales, este es el siguiente:

Reunir la documentación contable

Lo más importante para llevar las cuentas de tu empresa es reunir la documentación contables o información económica. Esta se encuentra conformada por las operaciones que mueven la empresa, es decir, todos los gastos e ingresos.

La documentación debe ser guardada de forma ordenada, para poder comprobar la actividad económica de la empresa.

Ordenar a los ingresos y gastos

Los gastos e ingresos que realice la empresa tienen que estar reflejados en el libro diario. Estos deben ser ordenados de forma cronológica, la anotación en el libro se llama partida o asiento contable.

Cumplir con los impuestos

Las empresas están obligadas a cumplir con los impuestos, para ello deben presentar en Hacienda diferentes modelos de declaración fiscal. Algunos de estos modelos deben presentarse cada trimestre o anual.

Los modelos tributarios se utilizan para pagar algunos impuestos empresariales, entre ellos está el impuesto de sociedades, el IVA o IRPF. También sirven para informar de la actividad de la empresa, demostrar la legalidad y solvencia de la misma.

Las cuentas deben ser anotadas diariamente

El procedimiento contable debe realizarse diariamente, para ello es necesario anotar las diferentes operaciones que se realizan en la empresa. Porque ayuda a hacer un balance de la actividad económica y conocer la situación financiera.

 Comprobación de todas las cuentas

La contabilidad de la empresa debe revisarse periódicamente, para comprobar que los pagos y cobros han sido registrados de forma correcta. También debes revisar que las cuentas, saldos y actas tengan sus respectivos justificativos, para evitar que estén duplicados o errados.

Consejos útiles para llevar las cuentas de tu empresa fácilmente

La forma más fácil de llevar las cuentas de tu empresa es a través de la tecnología, como es Excel. También puedes utilizar un programa diseñado exclusivamente para llevar la contabilidad, los cuales nos ahorran tiempo y dinero.

Estos programas están diseñados para que toda la información se ingrese y el mismo software realice las cuentas. Este también emitirá reportes y te proporcionará un informe completo de la situación financiera de tu empresa.

Realiza el registro a diario de todas las operaciones financieras que se efectúan en la empresa y mantén los respectivos justificativos.

Debes solicitar los recibos, facturas y cualquier otro documento que justifique las operaciones de la empresa. Esto debido a que son necesarios para cumplir con las obligaciones fiscales.

Los documentos de la empresa deben mantenerse actualizados y en un lugar seguro.

Los registros deben hacerse correctamente para evitar complicaciones con Hacienda.

La contabilidad de la empresa debe tener el registro de todos los bienes muebles e inmuebles adquiridos o fabricados. También debes registrar el inventario y la depreciación de los equipos e inmuebles.

Solicita asesoría de profesionales especializados en manejo de contabilidad, los cuales te ayudarán con todo el proceso.